FAQ's

Onderstaande lijst met FAQ's is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Echter, aan deze FAQ's kunnen geen rechten worden ontleend. De subsidieregeling en aanverwante documentatie is te allen tijde leidend.

De vragen en antwoorden zijn ingedeeld in de volgende categorieen:

Algemeen
Cluster projecten
Subsidiabiliteit/verantwoording/administratiesoorten
Loonkosten/urenregistratie
Aanbestedingen
Communicatie
Digitalisering
Webkoppeling
Voortgangsrapportage
Controles
Projectwijzigingen
Eindrapportage
Betaling van subsidie

1. ALGEMEEN

1.1. Welke eisen worden gesteld aan de projectadministratie?

Antwoord: De projectadministratie dient alle bewijzen te omvatten die betrekking hebben op het project. Bijvoorbeeld formele correspondentie, verslagen bijeenkomsten, urenstaten, facturen, aanbestedingsstukken en bewijzen van promotieactiviteiten. Zie hiertoe de handleiding projectadministratie op www.op-zuid.nl. De projectadministratie dient zodanig ingericht te zijn, dat daaruit te allen tijde op eenvoudige en duidelijke wijze alle gemaakte en betaalde kosten, aangegane verplichtingen en verrichte betalingen en de eventueel aan het project toe te rekenen opbrengsten, kunnen worden afgeleid. Deze eisen gelden voor alle partners in een samenwerkingsproject.

1.2. Moet ik voor de subsidieadministratie de originelen laten bewaren of is de digitale factuur voldoende?

Antwoord: Er wordt op dit moment gewerkt aan de handreiking bewijsstukken voor structuurfondsen. Zodra deze handreiking definitief is zal deze op de website www.op-zuid.nl worden gepubliceerd. Aangesloten zal worden bij Nationale wettelijke eisen voor overheden en niet-overheden er wordt hierbij tevens verwezen naar de Brochure Belastingdienst 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'. Voor facturen die initieel niet digitaal zijn verwerkt, dienen AO/IC controles zichtbaar op de factuur te zijn dan wel anderszins te blijken.

1.3. Waarom is er een codering van de kostengroepen?

Antwoord: Deze codering is landelijk voorgeschreven door het Ministerie van Economische Zaken, op deze wijze dienen de kosten door ons geregistreerd te worden.

1.4. Indien bij een Sociale Innovatieregeling project extern advies ingehuurd wordt: behelst de administratie dan de offerte/contract en facturen?

Antwoord: Voor de verantwoording van de kosten is in dat geval de factuur en het betaalbewijs afdoende. De relatie met het project dient te worden aangetoond, dit blijkt vaak uit de offerte/contract. Daarnaast dient verantwoording te worden afgelegd over de inhoudelijke resultaten.

1.5. Is het mogelijk om een terugkoppeling te krijgen op mijn projectadministratie?

Antwoord: Het is altijd mogelijk om een (telefonische) afspraak te maken om de projectadministratie te bespreken.

1.6. Komt er een opvolger van OP-Zuid na 2013?

Antwoord: De voorbereiding voor de nieuwe programmaperiode lopen, het is op dit moment nog niet duidelijk of en zo ja, in welke vorm in de toekomst middelen voor Zuid-Nederland beschikbaar komen.

1.7. Wordt er alleen er alleen naar financiële zaken gekeken of ook naar inhoud?

Antwoord: Bij de beoordeling van rapportages is zowel aandacht voor de inhoudelijke als financiële voortgang. De inhoudelijke resultaten van projecten staan centraal, echter de rechtmatige besteding van publieke gelden dient vast gesteld te worden.

2. CLUSTER PROJECTEN

2.1. Heeft penvoerder van een samenwerkingsproject meer verantwoordelijkheid dan de andere partners?

Antwoord: Ja, de penvoerder is formeel jegens Stimulus verantwoordelijk voor het totale project. Stimulus correspondeert alleen met penvoerder en betaalt ook alleen aan deze partij uit. Daarom is het van belang om goede afspraken te maken tussen de partners en dit vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst.

2.2. Zijn bij een samenwerkingproject alle partners aanspreekbaar op een fout bij één van de partners?

Antwoord: De penvoerder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het project en is derhalve eindverantwoordelijke. De daadwerkelijke afrekening vindt plaats per partner, waarbij de betaling aan de penvoerder wordt gedaan. Wanneer bij een partner zoveel wordt afgekeurd dat de samenwerkingsverhouding van 30 - 70 niet meer wordt behaald vervalt de opslag voor samenwerking (15%) en kan dit dus gevolgen hebben voor andere partners.

2.3. Kan er gedurende het project een wijziging in de projectpartners plaatsvinden?

Antwoord: In de aanvraagfase is rekening gehouden met bepaalde partners. Indien tijdens het project een partner bijvoorbeeld besluit om er mee te stoppen en er is een geschikte kandidaat om als projectpartner mee te werken aan het project, dan kan contact op worden genomen met Stimulus Programmamanagement. Voor het wijzigen van de projectpartners dient een wijzigingsverzoek te worden ingediend. Dit zal Stimulus beoordelen en bij goedkeuring zal een herbeschikking worden afgegeven.

3. SUBSIDIABILITEIT/VERANTWOORDING/ADMINISTRATIE KOSTENSOORTEN

3.1. In hoeverre moeten op de facturen verwijzingen naar het project staan?

Antwoord: Van alle gedeclareerde kosten moet duidelijk de relatie met het project blijken. Om discussies te voorkomen, adviseren wij om op facturen van leveranciers expliciet te laten vermelden dat de kosten betrekking hebben op het OP Zuid project. Daarnaast zijn opdrachtverstrekkingen en overige communicatie met de leverancier mogelijkheden om de relatie met het project expliciet te maken.

3.2. Zijn interne opdrachten niet subsidiabel?

Antwoord: Interne opdrachten kunnen tegen kostprijs wel subsidiabel zijn.

3.3. Zijn facturen van zusterbedrijven subsidiabel?

Antwoord: Facturen van zusterbedrijven zijn subsidiabel indien alleen de daadwerkelijke kosten, exclusief (winst)opslag, gefactureerd worden. Dit moet dan ook aangetoond worden.

3.4. Dien ik een machineregistratie bij te houden als ik de afschrijvingskosten van de machine opvoer als projectkosten?

Antwoord: Kosten voor gebruik van machines uit bestaand machinepark zijn alleen subsidiabel indien ze verantwoord kunnen worden op basis van een machine-uren registratie en het uurtarief berekend is op basis van afschrijvingstermijnen.

3.5. Hoe vindt de waardebepaling van hardware plaats aan het einde van de "rit"?

Antwoord: Voor de waarde bepaling wordt aangesloten bij de bedrijfseconomische afschrijvingsstaat van de eindbegunstigde.

3.6. Hoe maak ik een bewijs van gereden kilometers?

Antwoord: Verantwoording van gereden kilometers vindt plaats op basis van een kilometerdeclaratie. Veelal gebeurt dat via declaratieformulieren of op urenstaten. Bepaling van aantal kilometer vindt plaats door bij voorkeur daadwerkelijk aantal gereden kilometer te schrijven. Uitsluitend het schrijven van de kilometers is niet voldoende, het doel van de reis en de relatie met het project dienen aangegeven te worden. Daarnaast dient de betaling van de kilometervergoeding aan de werknemer aangetoond te worden.

3.7. Wanneer dienen opbrengsten uit het project verrekend te worden?

Antwoord: Indien opbrengsten direct voortvloeien uit projectactiviteiten. Bijvoorbeeld opbrengsten uit verkoop producten, entree, etc. Bij de MKB-subsidies gaat het om opbrengsten die direct voortvloeien uit de ontwikkelkosten van het product.

3.8. Hoe worden de kosten van artikelen uit de voorraad verantwoord?

Antwoord: De kosten van artikelen uit eigen voorraad dienen verantwoord worden op basis van de inkoopfactuur. Afhankelijk van de eigen administratieve organisatie kan uit een voorraadbon o.i.d. ook aangetoond worden dat de kosten betrekking hebben op het project.

3.9. Mogen kosten voor de accountantsverklaring ook na de projectperiode worden gemaakt?

Antwoord: Voor de einddatum van het project dienen alle kosten gemaakt en betaald te zijn én de eindrapportage te zijn ingediend. Hieruit volgt dat ook de werkzaamheden en de kosten van de projectaccountant voor de einddatum plaats moeten vinden. Indien u tijdig ziet aankomen dat de afwerking niet gaat lukken binnen de projectperiode adviseren wij u uitstel aan te vragen. Accountantskosten gemaakt en betaald binnen 1 maand na afsluiting van het project worden als subsidiabel aangemerkt indien onomstotelijk is aangetoond dat ze gemaakt zijn ten behoeve van het project.

4. LOONKOSTEN / URENREGISTRATIE

4.1. Loonkosten dienen onderbouwd te worden met loonoverzichten per medewerker uit de eigen salarisadministratie. Hoe wordt hier in het kader van de wet op de privacy mee omgegaan?

Antwoord: Stimulus behandelt de gegevens van eindbegunstigden vertrouwelijk. Stimulus dient inzage in deze gegevens te krijgen teneinde de juistheid van de uurtarieven te bepalen. Indien om privacy redenen het niet gewenst is deze informatie aan de penvoerder toe te sturen kan in nader overleg bepaald worden de gegevens rechtstreeks aan Stimulus toe te zenden.

4.2. Wie dient een urenregistratie bij te houden?

Antwoord: Alle medewerkers in loondienst van de eindbegunstigde die uren maken voor het subsidieproject, dan wel een groepsmaatschappij van de eindbegunstigde dienen een urenregistratie bij te houden, dit geldt ook voor een DGA. Daar waar gewerkt wordt met externen die op verschillende projecten werken zal de relatie tussen de factuur en het project aangetoond dienen te worden met een urenregistratie danwel een contract.

4.3. Waaraan moet de urenregistratie voldoen?

Antwoord: De urenregistratie dient controleerbaar te zijn, dat wil zeggen in functiescheiding getekend door medewerker en leidinggevende. Indien bij kleine ondernemingen met uitsluitend een DGA geen functiescheiding mogelijk is, wordt gesteund op aanvullende zaken zoals vergelijking per activiteit van begrote uren met de werkelijke uren inclusief verschillenanalyse, maar ook agenda's en gespreksverslagen dienen als aanvullend bewijs om de gewenste zekerheid te verkrijgen. Een digitaal urenschrijfsysteem is ook acceptabel indien deze een controle- en accorderingssytematiek bevat die in functiescheiding wordt uitgevoerd.

4.4. Moeten bewijzen m.b.t. salarisuitbetaling in het projectdossier worden bewaard?

Antwoord: Bij een controle dient een dossier zelfstandig controleerbaar te zijn. Op dit moment kunnen betaalbewijzen van de lonen en salarissen nog worden opgeleverd, echter het projectdossier dient bewaard te worden tot 5 jaar na afsluiting van het programma. Deze bewaartermijn wijkt af van de bewaartermijn volgens de Nederlandse (fiscale) wetgeving, indien betaalbewijzen niet in het projectdossier worden opgenomen loopt u risico dat de betaalbewijzen dus niet worden bewaard conform de bewaartermijn die wordt gesteld aan projecten gefinancierd met europees geld.

4.5. Hoe bepaal ik een uurtarief?

Antwoord: Een uurtarief wordt bepaald door de jaarlijkse loonkosten voor de werkgever te delen door 1.650 uur bij een 40-urige werkweek. De loonkosten voor de werkgever bestaan uit onder andere het bruto loon, de sociale lasten werkgever en het vakantiegeld. Eindejaarsuitkeringen kunnen tot de loonkosten behoren indien vastgelegd via CAO (denk hierbij aan een dertiende maand). Een prestatie-afhankelijke bonus behoort niet tot de loonkosten. Indien niet een geheel jaar wordt gewerkt dient de 1650 uur naar rato van het aantal gewerkte maanden te worden toegepast.

4.6. Hoe bepaal ik de bijbehorende overheadkosten?

Antwoord: De berekening van de overheadkosten zou bij de beoordeling van de aanvraag uitvoerig aan bod moeten zijn gekomen. U kunt gedurende de projectperiode het percentage van de overhead ten opzichte van de TSK exclusief overhead hanteren zoals met u gecommuniceerd is. Indien dit percentage door personeelswisselingen niet meer bekend is, kunt u altijd contact opnemen met de desbetreffende financieel adviseur van Stimulus. Bij vaststelling van het project wordt de overhead op nieuw berekend op basis van de actuele cijfers (jaarrekening dan wel tussentijdse managementrapportages).

4.7. Vindt overheadberekening op het einde plaats?

Antwoord: Overhead wordt vooraf berekend op basis van op dat moment laatst vastgestelde jaarrekening, dit berekende overheadpercentage wordt in de beschikking opgenomen. Achteraf wordt dezelfde berekening/methodiek toegepast op basis van op dat moment meest recente jaarrekening, zoals deze methode ook in de aanvraagfase is gehanteerd. Indien nodig zal een bijstelling van de subsidiabele kosten plaatsvinden.

4.8. Hoe dien ik de overheadkosten te verantwoorden in de webkoppeling?

Antwoord: Indiening van de overheadkosten in de webkoppeling dient plaats te vinden via de urenbijlage op kostensoort 1. In de omschrijving noteert u het percentage van de overhead en de kosten waarover dit percentage wordt berekend. Bij bedrag noteert u het bedrag aan overheadkosten, berekend zoals eerder weergegeven. Als datum vult u in de datum van de dag t/m waarop de kosten mogen worden meegenomen in de betreffende voortgangsrapportage.

4.9. Wanneer is het vaste tarief ad € 35,- van toepassing?

Antwoord: Vast tarief per uur is een categorie die wordt gebruikt voor het geval er geen daadwerkelijke verloning plaatsvindt. Hierbij valt te denken aan de personen die te maken hebben met winst uit onderneming volgens de Inkomsten Belasting (eenmanszaken, vof's). In beginsel is dit nog wel eens toegepast voor DGA's die in de werkmaatschappij niet verloont worden. Echter dit is niet correct. Bij DGA's dient namelijk te worden gekeken naar hetgeen daadwerkelijke verloont is in de holding. Indien echt niet verloont wordt voor een DGA mag € 35,- worden gehanteerd.

4.10. De urenstaat van al mijn medewerkers aan ons clusterproject wordt per week bijgehouden. Het is dus zeer omslachtig en veel werk om alles ook nog eens per maand bij te houden. Kan dit anders?

Antwoord: Ja dit kan anders. In de urenlisting op één regel bij de omschrijving aangeven welke weken het betreft en de uren opvoeren voor die betreffende weken (bijvoorbeeld: week 1 t/m 24 aantal uur 825). S.v.p. geen weken opsplitsen omdat een aantal dagen bij een bepaalde maand horen, dan uitgaan van of de gehele week, of ervoor kiezen de urenstaten van de betreffende week in een volgende declaratieronde op te nemen. Licht de methode toe in de beantwoording van de inhoudelijke vragen, dan is het voor iedereen direct duidelijk.

4.11. Hoe gedetailleerd moet de omschrijving bij de urenstaat zijn?

Antwoord: Indien met de urenstaat, de urenstaten zoals gehanteerd voor de basisregistratie bij de eindbegunstigde bedoeld wordt, is het van belang dat op de urenstaat de volgende gegevens staan: periode, project, naam medewerker en activiteiten. Indien met de urenstaat de invoer van de urengegevens in de voortgangsrapportage wordt bedoeld, is het van belang in de betreffende regel bij de medewerker wordt aangegeven op welke periode de uren betrekking hebben.

4.12. Welke eisen worden er gesteld aan de urenadministratie?

Antwoord: Indien wordt gewerkt met loonkosten + overhead, is in de Ministeriële Regeling opgenomen dat de urenadministratie controleerbaar en inzichtelijk is. Dat wil zeggen in functiescheiding tot stand gekomen, getekend door medewerker en leidinggevende. Indien wordt gewerkt met Integrale Kostprijs Tarieven (IKT) tarieven dan is er de eis van een sluitende urenregistratie, dit betekend dat een medewerker elke week minimaal de uren schrijft die hij volgens zijn arbeidscontract zou moeten maken.

4.13. Is digitaal urenschrijven toegestaan? Er staat dan geen handtekening onder urenbriefjes.

Antwoord: Dit is toegestaan wanneer er sprake is van een urenregistratie systeem (pakket) waarin is voorzien in goedkeuring van de uren door de projectleider/leidinggevende waarna de uren definitief zijn. Wanneer onder de digitale urenregistratie wordt verstaan het bijhouden in excel, dan is periodieke ondertekening van de urenbriefjes wel van belang, de autorisatie wordt dan immers niet door het systeem afgedwongen.

4.14. Welke eisen worden gesteld aan de urenverantwoording van ingehuurde ZZP'ers?

Antwoord: Indien een aanvrager/partner een ZZP'er inschakelt, vindt verantwoording van de kosten plaats op basis van de factuur. Er is dan ook sprake van kosten derden en niet van loonkosten. Deze factuur zal veelal bestaan uit uren*tarief, het tarief wordt beoordeeld op marktconformiteit. Het bijhouden van een urenregistratie, ook voor externen, zorgt voor een goede onderbouwing van de factuur. Zeker indien de ZZP'er ook voor andere werkzaamheden wordt ingehuurd.

4.15. Hoe ver gaat de accountantscontrole ten aanzien van urenbriefjes? Eén op één zoals bij Ceres?

Antwoord: Als het bedrijf een dermate omvang heeft dat op de administratieve organisatie gesteund kan worden omdat er sprake is van voldoende functiescheiding, dan kan ervoor gekozen worden een deelwaarneming uit te voeren op de urenbriefjes. Komen hier geen bevindingen uit dan kan hiermee volstaan worden. Komen hier wel bevindingen uit dan wordt de deelwaarneming uitgebreid teneinde voldoende zekerheid te verkrijgen. Indien binnen de onderneming vanwege de omvang of om andere redenen niet voldoende functiescheiding is aangebracht kan niet op de procedure gesteund worden en dienen we een uitgebreidere controle op de urenstaten uit te voeren.

5. AANBESTEDINGEN

5.1. Indien wordt afgeweken van de eigen (strengere) aanbestedingsregels, hoe moet dat dan worden gemotiveerd en gearchiveerd?

Antwoord: Het is niet toegestaan af te wijken van uw eigen strengere aanbestedingsregels, tenzij hiervoor een mogelijkheid wordt geboden in uw eigen aanbestedingsbeleid. De motivatie voor afwijking en alle relevante stukken dienen te worden vastgelegd in het dossier. De opdrachtverstrekking en gevolgde procedure zal door Stimulus worden beoordeeld. Let op! indien u afwijkt van uw eigen strengere aanbestedingsbeleid is het wel zaak dat u wel voldoet aan de Europese aanbestedingsregels (Europese aanbestedingsdrempels). Op de website www.OP-Zuid.nl staat een aanbestedingsschema opgenomen welke meer inzicht geeft in de aanbestedingsregels welke gelden voor OP-Zuid.

5.2. Welke beginselen zijn van toepassing bij aanbesteding onder de drempel?

Antwoord: Indien u geen eigen aanbestedingsbeleid heeft is het van belang om aan te sluiten bij de circulaire van Economische Zaken welke binnenkort op de website gepubliceerd gaat zal worden. De begrippen grensoverschrijdend belang en transparantie zijn ook bij aanbestedingen onder de Europese drempels van toepassing. Belangrijk is om voor elke te verstrekken opdracht te bepalen of er sprake is van een grensoverschrijdend belang. Transparantie wordt bereikt indien de opdracht meervoudig onderhands, dan wel openbaar wordt aanbesteed. Met betrekking tot grensoverschrijdend belang zijn er geen harde voorgeschreven regels, wat belangrijk is, is dat op basis van onder andere de aard en omvang van de opdracht en de locatie van de eindbegunstigde gemotiveerd wordt waarom er al dan niet sprake is van een grensoverschrijdend belang.

5.3. Is het noodzakelijk om aanbestedingsbescheiden in het dossier op te nemen bij enkelvoudig onderhandse gunning (single sourcing)?

Antwoord: Als u bent aangemerkt als aanbestedende dienst zijn op elke opdrachtverstrekking de aanbestedingsregels van toepassing. Bij enkelvoudig onderhandse gunning dienen tenminste de offertevraag en de opdrachtverstrekking in het dossier aanwezig te zijn. Zie hiervoor het aanbestedingsschema op de website www.OP-Zuid.nl.

6. COMMUNICATIE

6.1. Ten aanzien van communicatie: welke regels gelden precies?

Antwoord: In de communicatievoorwaarden van OP-Zuid leest u welke regels van toepassing zijn. De communicatievoorwaarden vindt u op de website van OP-Zuid onder downloads, evenals de benodigde teksten en logo's. Als u vragen hebt m.b.t. deze regels of de uitvoerbaarheid ervan, kunt u contact opnemen met de afdeling Communicatie van OP-Zuid.

6.2. Ingeval van wijzigingen in het toetsingskader en andersoortige wijzigingen: waarom géén individuele berichtgeving aan penvoerders projecten?

Antwoord: Belangrijke wijzigingen die een grote groep begunstigden betreffen, worden gecommuniceerd via de OP-Zuid website of digitale nieuwsbrief. Individuele wijzigingen worden individueel gecommuniceerd per brief of e-mail.

6.3. Dienen alle interne projectdocumenten (zoals notulen) van logo en tekst te worden voorzien?

Antwoord: De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat andere deelnemers in het project ervan op de hoogte zijn, dat het project middelen ontvangt uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling in het kader van OP-Zuid, maar op interne documenten hoeft niet steeds naar de subsidie verwezen te worden.

7. DIGITALISERING

7.1. Moet ik voor de subsidieadministratie de originelen laten bewaren of is de digitale factuur voldoende?

7.2. Is digitaal urenschrijven toegestaan? Er staat dan geen handtekening onder urenbriefjes.

8. WEBKOPPELING

8.1. Hoe dien ik de overheadkosten te verantwoorden in de webkoppeling?

8.2. Er zit een beveiliging in de excelbestanden welke dienen te worden ingediend in de webkoppeling, hierdoor kan men niets kopiëren en/of regels verwijderen. Kan dit gedeblokkeerd worden?

Antwoord: De beveiliging van webkoppeling is ingesteld om ervoor te zorgen dat de juiste informatie in het systeem van Stimulus terechtkomt, bijvoorbeeld alleen kostensoorten die zijn opgenomen in de beschikking. Het advies is om de voortgangsrapportage in uw eigen excelbestand volledig gereed te hebben en pas als u wilt gaan indienen de informatie te kopiëren (per kolom) naar het bestand in de webkoppeling.

8.3. In de inhoudelijke vragenlijst van de voortgangsrapportage kunnen een beperkt aantal tekens worden ingevuld. Op welke wijze kan extra toelichting gegeven worden bij de inhoudelijke voortgang?

Antwoord: Als u niet voldoende toelichting kwijt kunt in de voortgangsrapportage via de webkoppeling, adviseren wij u uw toelichting per email of per post aan uw contactpersoon bij Stimulus te sturen, als bijlage bij de ingediende voortgangsrapportage.

9. VOORTGANGSRAPPORTAGE

9.1. Er zit een beveiliging in de Excel bestanden welke dienen te worden ingediend in de webkoppeling, hierdoor kan men niets kopiëren en/of regels verwijderen. Kan dit gedeblokkeerd worden?

Antwoord: De beveiliging van webkoppeling is ingesteld om ervoor te zorgen dat de juiste informatie in het systeem van Stimulus terechtkomt, bijvoorbeeld alleen kostensoorten die zijn opgenomen in de beschikking. Het advies is om de voortgangsrapportage in uw eigen Excel bestand volledig gereed te hebben en pas als u wilt gaan indienen de informatie te kopiëren (per kolom) naar het bestand in de webkoppeling.

9.2. In de inhoudelijke vragenlijst van de voortgangsrapportage kunnen een beperkt aantal tekens worden ingevuld. Op welke wijze kan extra toelichting gegeven worden bij de inhoudelijke voortgang?

9.3. Wanneer en op welke wijze worden de gemaakte correcties met betrekking tot de voortgangsrapportage gecommuniceerd?

Antwoord: In de brief 'verwerking voortgangsrapportage' worden de gemaakte correcties toegelicht. Mogelijk bent u al eerder door uw contactpersoon bij Stimulus ingelicht tijdens de controle van de voortgangsrapportage.

9.4. Hoe loopt het proces na indiening van de voortgangsrapportage?

Antwoord: Meestal worden door de Financieel Adviseur van Stimulus aanvullende vragen gesteld omtrent de voortgangsrapportage, de omvang en aard van de gestelde vragen is afhankelijk van de kwaliteit van de rapportage. Deze vragen zijn over het algemeen bedoeld als verduidelijking van de voortgangsrapportage, u hoeft hier dus niet van te schrikken.

9.5. Moet de voortgangsrapportages ook schriftelijk worden ingediend?

Antwoord: Nee, een via de webkoppeling ingediende rapportage hoeft niet ook nog schriftelijk te worden verzonden. Wel vragen wij bij elke voortgangsrapportage aanvullende informatie (bijvoorbeeld kopieën van facturen plus betaalbewijzen), deze ontvangen wij graag per post of per email. Het kan zijn dat hier in de toekomst een upload mogelijkheid voor wordt gecreëerd in de webkoppeling, indien dit het geval is wordt u hier separaat over ingelicht.

9.6. Wordt er na ontvangst van een voortgangsrapportage of een wijzigingsverzoek een ontvangstbevestiging verzonden?

Antwoord: Na ontvangst van de voortgangsrapportage wordt er een ontvangstbevestiging verzonden, na ontvangst van een wijzigingsverzoek is dit niet het geval. Op dit moment wordt onderzocht in hoeverre we vanuit de webkoppeling een geautomatiseerd bericht kunnen verzenden dat als bevestiging dient voor verzending van de rapportage. Op dit moment ontvangt U van Stimulus een officieel bericht wanneer uw voortgangsrapportage of wijzigingsverzoek is verwerkt. Bij vragen tussentijds kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Stimulus.

9.7. Hoe worden geconstateerde "fouten" hersteld? Dient dit in de volgende voortgangsrapportage te worden gedaan of wordt dit door Stimulus gedaan?

Antwoord: Als tijdens de controle van uw voortgangsrapportage kosten als niet subsidiabel worden aangemerkt, worden deze door Stimulus gecorrigeerd. U hoeft dit niet zelf te doen. U zult worden geïnformeerd over de aard van de gemaakte correctie.

9.8. Moet ik bij een voortgangsrapportage zowel kosten exclusief als inclusief BTW indienen?

Antwoord: Ja, in de factuurbijlage bij de voortgangsrapportage wordt u gevraagd om kosten zowel incl. als excl. BTW in te dienen. Uw kosten worden incl. of excl. BTW verwerkt naar gelang BTW subsidiabel is of niet, dit is vermeld in uw toekenningbeschikking.

9.9. Wanneer moet ik de volgende voortgangsrapportage indienen?

Antwoord: U bent verplicht om 2 maal per jaar een voortgangsrapportage in te dienen. De deadlines voor het indienen van voortgangsrapportages zijn gesteld op 15 maart en 15 september van ieder jaar. U ontvangt hierover ruim van te voren een schriftelijk bericht.

9.10. Wanneer krijg ik terugkoppeling op mijn voortgangsrapportage?

Antwoord: Wanneer uw voortgangsrapportage is verwerkt ontvangt u hiervan schriftelijk bericht. In deze brief worden ook eventuele correcties aangegeven. Vanwege de doorlooptijd van controle van Stimulus en andere controlerende instanties kan er enkele maanden zitten tussen het indienen van de voortgangsrapportage en de brief verwerking voortgangsrapportage. Indien u tussentijds vragen heeft over de voortgang kunt u contact opnemen met de financieel adviseur.

9.11. Mag ik er ook zelf voor kiezen kosten nog niet in een rapportage op te nemen, of wordt het per half jaar afgesloten?

Antwoord: In principe dient u alle gemaakte en betaalde projectkosten van de periode voorafgaand aan het indieningmoment op te voeren. Mocht u (zwaarwegende) redenen hebben om dit niet te doen, overleg dan even van tevoren met uw contactpersoon bij Stimulus.

9.12. Wat is de tijdlijn bij het indienen van de eindrapportage?

Antwoord: In principe zal uw eindafrekening binnen 6 maanden na indiening afgehandeld worden. Mocht dit om welke reden dan ook niet lukken dan wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

9.13. Is het mogelijk om de tijd voor het beantwoorden van de vragen te verlengen naar bijvoorbeeld 2 weken?

Antwoord: Bij een voortgangsrapportage worden u vaak aanvullende vragen gesteld. In principe geven wij u hiervoor 5 werkdagen de tijd. Mocht dit niet voldoende zijn, dan kunt u hierover een afwijkende afspraak maken met uw contactpersoon bij Stimulus.

9.14. In hoeverre wordt er onderscheid gemaakt bij de (detaillering) van de controles/rapportages tussen hoogte subsidiebedrag/type regeling (IR/AR/IO)?

Antwoord: Voor alle projecten geldt dezelfde regelgeving, en daarmee ook dezelfde controles, ongeacht de hoogte van de subsidie. Wel is het zo dat regelingen enkele specifieke voorwaarden kunnen hebben waar aanvullend op getoetst wordt. Voor kleine projecten met gering aantal administratieve bescheiden kan ervoor gekozen worden niet ter plaatse te controleren maar uit te gaan van volledig opgeleverde documentatie bij de eindafrekening.

9.15. Uit welke onderdelen bestaat een voortgangsrapportage?

Antwoord: Een voortgangsrapportage bestaat uit de volgende onderdelen: Inhoudelijke vragenlijst, factuurbijlage, urenbijlage, indicatorenbijlage en aanbestedingsbijlage. Mogelijk zijn niet alle bijlagen op uw project van toepassing.

9.16. Wanneer moet ik de eerste rapportage indienen?

Antwoord: U kunt de eerste rapportage indienen op het eerstvolgende indieningmoment (15 maart of 15 september) na ontvangst van de toekenningbeschikking.

10. CONTROLES

10.1. Hoe groot is de kans dat mijn project wordt gecontroleerd door de EU?

Antwoord: De selectie wordt steekproefsgewijs bepaald en derhalve is niet vooraf in te schatten of uw project in deze selectie gaat vallen. De opzet van het controle en beheerssysteem is in eerste instantie zodanig opgezet dat de EU wil steunen op de werkzaamheden van de Audit Autoriteit, indien de EU vastgesteld dat zij hun werk goed hebben gedaan volgen er geen project audits meer door de EU.

10.2. Krijg ik ook controle als er al een accountantsverklaring is afgegeven?

Antwoord: Als er een accountantsverklaring is afgegeven op uw eindafrekening, krijgt u nog wel een controle. Deze controle is echter beperkt en het betreft geen integrale controle. Afhankelijk van de issues die bij het project spelen kunnen er nog wat aanvullende vragen worden gesteld of een extra bezoek worden ingepland.

10.3. Hoe lang duurt de controle?

Antwoord: De duur van de controle is afhankelijk van de grootte van uw project, de issues die mogelijk spelen en de oplevering van de projectadministratie door u. De controle kan 1 tot 4 dagen duren.

10.4. Wordt er n.a.v. het controlebezoek nog een rapport van bevindingen opgesteld en welke termijn staat daarvoor?

Antwoord: Er wordt na de controle een concept rapport opgesteld en naar u verstuurd. Vervolgens vindt er hoor/wederhoor, dit duurt circa drie weken. Na het afronden hiervan ontvangt u het definitieve rapport.

10.5. Is er naast alle Stimulus-/EU-controles ook nog een accountantsverklaring vereist?

Antwoord: Dat is afhankelijk van de Toetsingskader waaronder uw project beschikt is. De Toetsingskaders staan op de website van OP Zuid, op het moment dat een accountantsverklaring verplicht is staat dit in de beschikking opgenomen.

10.6. Staan bevindingen vast? Of kunnen ze overruled worden door de volgende controlerende partij?

Antwoord: Het is altijd mogelijk dat de contolerende partijen via u bevindingen uitwisselen en uiteindelijk tot een andere conclusie komen. Uitgangspunt is dat er een adequaat proces van hoor- wederhoor aan vooraf gaat zodat u als eindbegunstigde altijd uw visie heeft kunnen inbrengen.

10.7. Kan ik ook een interim-controle aanvragen?

Antwoord. Indien u dat nodig vindt, is dat uiteraard mogelijk.

10.8. Wat komen jullie controleren bij de eindcontrole?

Antwoord: Tijdens de administratieve controle vragen wij enkele facturen en bewijzen van urenregistraties op. Tijdens de eindafrekening wordt er een integrale controle verricht. Als we alle stukken in kopie hebben ontvangen teneinde de eindafrekening te controleren, beoordelen wij de stukken op kantoor en brengen we kort een bezoek om openstaande punten te bespreken. Daarbij willen we een presentatie over de uitkomsten van het project, dit om rechtmatige besteding van publieke gelden vast te stellen.

10.9. Hoe ver gaat de accountantscontrole ten aanzien van urenbriefjes? Eén op één zoals bij Ceres?

10.10. Komt er altijd een controle ter plaatse?

Antwoord: Kleine bedrijfsgerichte regelingenprojecten zoals de Sociale Innovatie en Advies regeling projecten ontvangen geen controle ter plaatse. Alle overige projecten wel.

10.11. Hoe snel kunnen controles ingepland worden?

Antwoord: Controles ter plaatse worden ingepland wanneer u circa 30% van de kosten heeft gerealiseerd of als er specifieke issues spelen bij uw project.

10.12. Hoe worden controles door derden aangekondigd?

Antwoord: De controles ter plaatse namens Stimulus worden door middel van brief aangekondigd. Vervolgens wordt er telefonisch contact met u gezocht om een afspraak in te plannen. Projectcontroles door de Audit Autoriteit worden door hen aangekondigd, echter Stimulus wordt vooraf op de hoogte gebracht en zal ook contact met u opnemen.

10.13. Kan er vanuit Stimulus advies gegeven worden hoe e.e.a. ingericht moet worden ten behoeve van controles?

Antwoord: Dit kan uiteraard; u kunt hiervoor contact opnemen met de financieel adviseur of programmamanager op uw project.

10.14. Hoeveel controles kan ik verwachten?

Antwoord: U kunt een controle ter plaatse van Stimulus verwachten en mogelijk een controle van Rijksauditdienst en/of Rekenkamer.

10.15. Waarom kan de afhandeling van controles lang duren?

Antwoord: De duur is afhankelijk van het aantal vragen die we hebben naar aanleiding van de ingediende voortgangsrapportage. De beoordelingstermijn van 6 tot 8 weken wordt opgerekt als er aanvullende documentatie benodigd is en uiteraard als hier ook vragen uit voortvloeien. Tevens hebben we circa 600 projecten lopen waardoor uw project niet direct beoordeeld kan worden.

10.16. Wordt er ook controle ter plaatse uitgevoerd bij partners? En wat moet je dan laten zien?

Antwoord: Dat kan, de kosten zoals die zijn gedeclareerd dienen aanwezig en controleerbaar te zijn in de administratie. Vereiste is dat de penvoerder de administratie van de partners in zijn bezit heeft, dit is uitgangspunt van de controle. In uitzonderingsstiutaties kan een controle uitgebreid worden richting de partners.

10.17. Wat zijn de belangrijkste onderwerpen bij een controle? Hoe kan ik mij daarop het beste voorbereiden?

Antwoord: Uit uw administratie dient de relatie van de kosten met het project te blijken. Daarnaast dient uw administratie controleerbaar te zijn. Afbakening van het project ten opzichte van andere projecten en reguliere bedrijfstaken is van belang . Verder is er een handleiding projectadministratie te downloaden van de website, hierin zijn nadere aanwijzingen opgenomen. In de brief welke u ontvangt vooraf gaand aan de controle is uiteengezet welke stukken er aanwezig dienen te zijn. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met uw financieel adviseur of programmamanager.

10.18. In hoeverre wordt er onderscheid gemaakt bij de (detaillering) van de controles/rapportages tussen hoogte subsidiebedrag/type regeling (IR/AR/IO)?

11. PROJECTWIJZIGINGEN

11.1. Wat is de procedure bij het indienen van een wijzigingsverzoek; wat gaat naar Stuurgroep of Comité van Toezicht en wat kan door Stimulus intern worden afgehandeld?

Antwoord: De procedure is afhankelijk van de inhoud van het wijzigingsverzoek. Verzoeken tot wijziging projectperiode of verschuiving van kosten tussen kostensoorten kunnen meestal administratief worden afgewikkeld. Bij fundamentele inhoudelijke en/of financiële wijzigingen t.o.v. beschikking wordt de wijziging ter advisering voorgelegd aan de Stuurgroep. Bij de MKB-subsidies kan een inhoudelijke wijziging opnieuw worden voorgelegd aan de Deskundigencommissie of Klankbordgroep. Deze procedures leiden tot een langere doorlooptijd dan interne afhandeling door Stimulus.

11.2. Hoe lang mag het project uitlopen?

Antwoord: Daar bestaan geen strikte regels voor. Elk verzoek tot looptijdverlenging inclusief motivatie wordt separaat beoordeeld, in relatie tot het oorspronkelijke projectplan.

11.3. Wordt er na ontvangst van een voortgangsrapportage of een wijzigingsverzoek een ontvangstbevestiging verzonden?

Antwoord: Nee, er wordt geen ontvangstbevestiging verzonden. U ontvangt van Stimulus een officieel bericht wanneer uw voortgangsrapportage of wijzigingsverzoek is verwerkt. Bij vragen tussentijds kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Stimulus.

11.4. Kan er gedurende het project een wijziging in de projectpartners plaatsvinden?

12. EINDRAPPORTAGE

12.1. Wat is de tijdlijn bij het indienen van de eindrapportage?

Antwoord: In principe zal uw eindafrekening binnen 6 maanden na indiening afgehandeld worden. Mocht dit om welke reden dan ook niet lukken dan wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

12.2. In hoeverre wordt er onderscheid gemaakt bij de (detaillering) van de controles/rapportages tussen hoogte subsidiebedrag/type regeling (IR/AR/IO)?

12.3. Aan welke eisen moet een eindrapportage voldoen?

Antwoord: De eindrapportage geeft een volledig beeld van het project. Zowel de inhoudelijke resultaten ten opzichte van de doelstellingen, alsmede de realisatie van indicatoren alsook een totaaloverzicht van alle gerealiseerde kosten dient te worden ingediend. Voor nadere vragen omtrent de inhoud van uw eindrapportage kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Stimulus.

12.4. Moet de eindrapportage voor de einddatum worden ingediend?

Antwoord: Ja, de einddatum is de uiterste datum waarop de activiteiten moeten zijn uitgevoerd, de kosten moeten zijn betaald én de eindrapportage moet zijn ingediend. Wanneer nodig kunt u voor het verstrijken van de einddatum bij Stimulus een verzoek tot looptijdverlenging doen.

12.5. Wat komen jullie controleren bij de eindcontrole?

Antwoord: Tijdens de administratieve controle vragen wij enkele facturen en bewijzen van urenregistraties op. Tijdens de eindafrekening wordt er een integrale controle verricht. Als we alle stukken in kopie hebben ontvangen teneinde de eindafrekening te controleren, beoordelen wij de stukken op kantoor en brengen we kort een bezoek om openstaande punten te bespreken en willen we een presentatie over de uitkomsten van het project, dit om rechtmatige besteding van publieke gelden vast te stellen.

13. BETALING VAN SUBSIDIE

13.1. Op welk moment kan er een uitbetaling verwacht worden?

Antwoord: Stimulus kan pas tot uitbetaling overgaan op het moment dat onze declaratie door de Europese Commissie is goedgekeurd en de middelen op onze rekening zijn gestort. Tussen het moment van indienen van rapportage bij Stimulus en beoordeling door de EC zit gemiddeld 24 weken.

13.2. Wanneer wordt het provinciedeel van de subsidie uitgekeerd?

Antwoord: Dit wordt tegelijk uitgekeerd met ook het EFRO gedeelte en de Rijksbijdrage, op het moment dat wij geld uit Brussel hebben ontvangen.

13.3. Wat is de rol van de provincie bij betaling?

Antwoord: Indien de cofinanciering van de provincie gekoppeld is aan de Europese bijrage, vindt uitbetaling hiervan plaats door Stimulus. Indien het een bijdrage betreft die separaat bij de provincie is aangevraagd en dus buiten reikwijdte OP valt, dient de aanvrager hierover afspraken te maken met betreffende provincie.